Digital Nyckelhantering av fysiska nycklar, passagekort samt taggar och kodbrickor i digitala nyckelavtal med Proclavis.se
Digital Nyckelhantering av fysiska nycklar, passagekort samt taggar och kodbrickor i digitala nyckelavtal med Proclavis.se
De största utmaningarna med nyckelhantering är följande:
Många fastighetsskötare har idag analoga dokument och pärmar för att hålla ordning på vilka nycklar som är utlånade samt vem som innehar deras nyckel vilket är omständligt och tidsödande.
Vid utlämning av nycklar och passage kort sker detta ibland utan avtal och kontrollen försvinner ganska snabbt.
Många fastighetsägare och ansvariga för hantering och utdelning av nycklar söker efter smartare och enklare sätt att erhålla kontroll på sitt nyckelinnehav, där en digital nyckelhantering en mycket bra lösning.
Med låg eller dålig kontroll övertid på fastighetens nyckelinnehav kommer fastighetsägaren få köpa nya nycklar och nytt dyrt låssystem i förtid. Nycklar och byte av cylindrar i dörrar är en hög kostnad.
Helt nytt låssystem är mycket dyrt.
Det är viktigt att hitta en nyckelhanteringslösning som är effektiv och kostnadseffektiv.
Genom att ta itu med dessa utmaningar kan företag och organisationer säkerställa att nyckelhantering hanteras på ett säkert, effektivt och användarvänligt sätt med ett digitalt nyckelhanteringssystem typ Proclavis.se, se gärna www.nyckelonline.se
Digitala nyckelavtal skapas i molntjänsten Proclavis.se av fastighetsägaren eller en nyckelförvaltare som ansvarar för att dela ut nycklar eller passagekort till blivande nyckelinnehavare.
I systemet Proclavis.se ligger alla fastighetens alla nycklar och taggar samt låsschema.
I ett nytt avtal kopplas nyckel/passagekort och blivande nyckelinnehavare ihop i ett digitalt kontrakt där båda parter får sin kopia på ett signerat avtal.
Digitalt nyckelavtal skickas till blivande nyckelinnehavare för digital signering via SMS, ID06, Körkort eller websignering eller annan vald signeringsmetod. ProClavis erbjuder Websignering, SMS-signering, Freja eID, ID06 och Körkorts-signering.
Det finns flera olika signeringsmetoder för att skapa nyckelutlämningsavtal (nyckelkvittenser) med en nyckelinnehavare.
Signeringsmetoder är SMS, Websignering, signering med Freja eID, ID06 kort eller med körkort
I ett digitalt avtal erhåller båda parter kopia på ingångna villkor i ett lån av en nyckel eller ett passagekort.
Det är viktigt att ett digitalt nyckelhanteringssystem är användarvänligt och enkelt att förstå.
Proclavis.se är byggt på vara enkelt för användaren och utbildning skall inte behövas för att kunna låna ut en nyckel eller passagekort. Proclavis.se är ett användarvänligt system enligt flera kunder och användare.
De vanligaste typerna av nycklar för dörrar är fysiska metallnycklar.
Fysiska nycklar är fortfarande vanligast metoden för att låsa en dörr.
Fysiska nycklar är relativt billiga att tillverka och underhålla och de är relativt enkla att använda för en nyckelinnehavare.
Elektroniska nyckelsystem och passage är ofta dyrare. Sannolikt kommer fysiska nycklar att finnas kvar i många år framöver. Fysiska nycklar är en enkel och effektiv metod för att ge åtkomst till olika områden.
Viktigt med fysiska nycklar är att man behöver hålla god ordning och reda på samt vem som innehar en fysisk nyckel till en fastighet.
För fastighetsskötaren är ordning och reda på alla tillgängliga nycklar till en fastighet en arbetsam och tidsödande uppgift.
Fysisk nyckel har en väsentlig funktion för att få tillträde till en fastighet, Viktigt att fastighetsägaren har god kontroll på sina nyckelinnehav samt vem som är nyckelinnehavare till en nyckel. Ordning och reda i nyckelavtal med nyckelinnehavaren är superviktigt.
Inget system är säkert till 100%, vi använder bara stora och etablerade IT-leverantörer för att så långt det är möjligt förhindra hacker och attack.
Proclavis.se är säkerställd med leverantörens Tex: Microsoft Azure alla uppdaterad säkerhetsprogram inom brandväggar, hantering av kundens data, daglig backup, redundansplan och larm 24/7 på samtliga underliggande system som driver tjänsten Proclavis.se.
Ja all analog dokumentation kan digitaliseras till förmån att analoga dokument och processer kan kasseras.
Det är hållbart att slippa printa analoga dokument samt slippa pärmar som kan försvinna.
Vid brand försvinner inte historik eller avtal som det gör med analoga dokument som kan brinna upp.
Ja ingen data försvinner och finns alltid lättillgängligt för behörig person.
Förlust av analoga dokument kan ske med tex: brand och att återställa alla avtal är då inte möjlig om det inte finns kopior av pärmar på annan plats.
Ja, Fastighetsägaren har full kontroll på vem som innehar nycklar och att inga obehöriga har nycklar som ger tillträde till en fastighet på oönskat sätt.
Absolut, nyckelhantering blir effektiv och säker. Exempel så kan vi bevisa att kunder som digitaliserat sin nyckelhantering erhåller sina nycklar i retur av nyckelinnehavaren enligt avtal, nyckelinnehavaren tar större ansvar att returnera en nyckel då det är digitalt signerat. Få nycklar försvinner pga. misstag eller glömska av nyckelinnehavare eller fastighetsägaren/ nyckelförvaltare.
Nyckelinnehavaren har tillgång till sitt nyckelavtal digital samt vet därmed att vilken nyckel och när en nyckel skall returneras. Nyckelinnehavaren har även full kontroll på sina villkor i ett lån av nycklar eller passagekort.
Fastighetsägaren slipper lägga tid på att följa upp sina utlånade nycklar och påminna om återlämnandet av nycklar.
Ja, Då nycklar kommer i retur från nyckelinnehavare vilket är bevisat hos flera kunder i Proclavis.se och risken för uteblivna nyckelreturer så ökar livslängden på låssystem i många år och fastighetsägaren slipper köpa nya dyra låssystem samt slipper löpande köpa nya nycklar i förtid.
Sparar tid och pengar för en fastighetsägare. Det höjer även fastighetsvärdet vid en försäljning om säljare har 100% kontroll på fastighetens nyckelinnehav.
Att ni har tydliga policyer och procedurer för er nyckelhantering.
Att göra det så enkelt som möjligt för de som ska arbeta med nyckelhantering.
Görs inte policyer och tydliga processer riskerar det att slarvas med fastighetens nycklar. Ett digitalt nyckelsystem hjälper fastighetsägaren med en tydlig process i nyckelhantering.
Nej det är enkelt att läsa in nycklar och kort till Proclavis.se från låsschema eller passakortslistor.
Att manuellt lägga in enskilda nycklar till sitt låssystem eller låsschema är enkelt utfört i Proclavis.se
Systemet är tillverkat för att vara enkelt och lätt att använda för fastighetsägaren eller förvaltaren för att låna ut nycklar. Utbildning är kort och enkel.
Se videoklipp här (Youtube)
Systemet tillåter skapande av nyckelavtal ifrån en mobiltelefon till en ny nyckelinnehavare.
Tillgång till system sker via en valfri webbportal eller en mobilapp.
Inga programvaror skall installeras i dator eller mobiltelefon, tillgång till en webbläsare så funkar Proclavis.se